Kotiin kertyy jatkuvasti erilaisia papereita, joita ei ehkä koskaan enää tarvita paperisena, mutta joiden sisältö olisi hyvä säilyttää. Sen sijaan, että paperi jää lojumaan laatikon pohjalle vuosikausiksi, sen voi kuvata puhelimella muutamassa sekunnissa. Kuva säilyy siistinä ja selkeänä silloinkin, kun alkuperäinen paperi olisi jo haalistunut tai rypistynyt käytössä.
Nimi, jonka muistaa myöhemmin
Pelkkä kuvan ottaminen ei kuitenkaan riitä, jos tiedosto jää nimettömäksi kasaan muiden kuvien joukkoon. Kun tiedostolle antaa heti selkeän nimen, esimerkiksi mistä paperista on kyse ja minä ajankohtana se koskee, sen löytää myöhemmin muutamassa sekunnissa ilman, että täytyy selata läpi satoja muita kuvia matkan varrelta.
On hyvä tapa käydä kansio säännöllisesti läpi ja siirtää tärkeimmät kuvat omaan kansioonsa, joka on erillään tavallisista lomakuvista ja arjen muistoista. Näin sekaannusta ei pääse syntymään, eikä tärkeä paperi huku satojen muiden kuvien sekaan silloin, kun sitä todella tarvitaan nopeasti.
Osa papereista kannattaa silti säilyttää myös alkuperäisenä, erityisesti jos ne liittyvät suurempiin hankintoihin. Silloin kuva toimii varmuuskopiona sen rinnalla, eikä kaikki tieto ole kiinni pelkästä paperista, joka voi kadota tai vahingoittua ajan myötä esimerkiksi kosteudessa.
Kun tästä tulee tapa jokaisen tärkeän paperin kohdalla, kotiin ei enää kerry pinoja, joiden sisältöä ei muista. Tieto löytyy puhelimesta muutamalla haulla, ja paperisen pinon sijaan jäljelle jää selkeä ja hallittu kokonaisuus, jota on helppo käydä läpi tarvittaessa.
Sama tapa kannattaa ottaa käyttöön myös silloin, kun paperi koskee jotain yhteistä asiaa kotona, jolloin muidenkin perheenjäsenten on hyvä tietää, mistä tiedosto löytyy. Yhteinen kansio tai selkeästi sovittu nimeämistapa auttaa kaikkia löytämään tarvitsemansa tiedon nopeasti, eikä yksi ihminen jää ainoaksi, joka muistaa, minne mikin paperi lopulta tallennettiin.
Ajan myötä tästä muodostuu luonteva osa arkea, eikä uuden paperin saapuminen enää tunnu taakalta. Kuva otetaan, tiedosto nimetään ja se siirretään oikeaan kansioon melkein huomaamatta, ja koti pysyy järjestyksessä ilman, että kukaan joutuu erikseen pysähtymään sen vuoksi pidemmäksi aikaa.
